نکاتی چند در موفقیت نظام پیشنهادها

اگر سازمان شما تصمیم به استقرار سیستم پیشنهادها برای دریافت ایده های همکاران را دارد، تبریک باید گفت. این یک گام بزرگ در مسیر بهبود است.

این گونه تصمیم سازی ها، اثرات شدید و مداومی بر روی موفقیت در بهبود فرهنگ سازمانی شما دارد.

متاسفانه، سازمانهای زیادی گرچه در این مسیر گام برداشتند اما به نتایج مورد انتطار دست نیافتند، زیرا سیستم پیشنهادها هرگز در سازمان حمایت نشد.

اما خبر خوش اینکه در ادامه مطلب، مواردی که ما توانستیم مشاهده کنیم که موفق ترین سازمانها برای اطمینان از اینکه کارکنان چگونه با آغوش باز از این سیستم استقبال می کنند، با شما به اشتراک گذاشته می شود:

#1 . درباره "چرا " صحبت کنید.

اطمینان داشته باشید که شما دقیقا چرا در سازمان نظام پیشنهادها برقرار می کنید و اینکه این سیستم برای سازمان و کارکنان شما چه کاری میکند؟

برای هر عضو از تیم باید توضیح داده شود که مقوله نظام پیشنهادها چگونه سبب کاهش ضایعات، افزایش بازدهی  و افزایش رضایت مشتری می شود و شغل هر کسی را برایش، بهتر می کند.

کمک به افراد در دانستن و درک ارزش این سیستم جدید برای کارکنان و سازمان، یک استراتژی موفق در افزایش درگیرکردن افراد است.

#2. درباره "چه کسی" صحبت کنید

سازمانهایی که نظام پیشنهادها را در سازمانشان برای همه کارکنان روشن می سازند از خط مقدم  تا هیت مدیره، می توانند فرصت ها را برای بهبود فرایندها در سطح کل سازمان/شرکت ایجاد نمایند. اطمینان حاصل کنید که شما هر آنچه که می توانید برای پیشبرد تشریک مساعی چند وجهی و درگیر کردن همه افراد در بهبود، انجام می دهید.

#3 بخاطر داشته باشید این یک سیستم است

اغلب افراد بر روی "پیشنهاد" بخشی از" سیستم پیشنهادها" تمرکز می کنند و متوجه نیستند که جمع آوری پیشنهاد صرفا کافی نیست. باید یک سیستم برای ارزیابی و تصویب آنها نیز وجود داشته باشد. متدولوژی بهبود و رفتار راهبران  این سیستم را به حرکت در می آورد و پلتفرم نرم افزار شما، آن را تسهیل می کند.

برای موفقیت،

متدولوژی شما باید 1- ساده 2- استوار 3- منظم باشد و

راهبران شما باید 1- درگیر ترویج مشارکت کارکنان باشند 2- برای موفقیت سیستم پیشنهادها، مسئولیت داشته و پاسخگو باشند 3-به رفتارهایی که منجر به ترویج فرهنگ بهبود خواهد شد، متعهد باشند.

به یاد داشته باشید: نرم افزار نظام پیشنهادها بخشی از سیستم پیشنهادها ست نه کل سیستم.

#4. اندازه گیری کنید و نتایج را انتشار دهید        

کلماتی نظیر پیشنهاد، ایده و فرصت می تواند برای برخی افراد " نرم ولطیف یا " زبر و خشن به نظر برسند، بخصوص برای آن کسانی که بسیار تحلیلگر باشند. این یکی از دلایلی است برای اینکه نتایج حاصل از پیشنهاد بصورت اندازه نظیر مقدار صرفه جویی در پول، کاهش زمان انجام یک فرایند،  بازدهی و یا درآمد ایجاد شده یا امتیازات قانع کننده بهبود، باید برای آنها بازگو شود.

حتی اگر یکبار اثر بهبود را بصورت کمی اعلام کنید، اطمینان داشته باشید که موفقیت را بسیار گسترش دادید. این سبب خواهد شد که :

1. از اینکه هر بهبود بیشترین اثر را دارد، اطمینان داشته باشید، حتی برای افراد  اجرا کننده که خارج از تیم پیشنهاد دهنده اولیه هستند.
2.  تشویق دیگران برای درگیر شدن در بهبود مستمر
3. اثبات تعهد خود به بهبود و اقدامات بعدی استمرار آن
4.  و اینکه یک بهبود، معیار جدیدی در سطح سازمان می شود و آن معیار نقطه شروع برای بهبودهای بعدی است، اطمینان داشته باشید.

#5. آن را آسان کنید

کارکنان درباره مشارکت حتی بهترین ایده شان، اگر مایه زحمت آنها شود یا زمان زیادی از آنها بگیرد، مشتاق نیستند. اطمینان حاصل کنید که تکنولوژی سیستم نرم افزاری که انتخاب نموده اید آن را برای ثبت ایده ها آسان می کند و با هر وسیله ای، امکان ارائه پیشنهاد فراهم شده است و اینکه این سیستم ارزش افزوده ای را برای فرایند های کاری و بهبود در هنگام ارائه پیشنهاد ایجاد می نماید. صرفنظر از اینکه افراد درباره آن صحبت بکنند یا خیر، شما می توانید اطمینان حاصل کنید که کارکنانتان درباره راههای بهبود فرایند کسب و کارتان فکر می کنند. سیستم پیشنهادها یک راه مناسب برای دریافت این ایده هاست. اینکه شما چه سیستم یا تکنولوژی نرم افزاری رو انتخاب می کنید تفاوت بسیاری بر روی میزان تاثیرات سیستم دریافت خواهید کرد. 

مطالب فوق توسط مدیر سایت تدوین شده است.